6.1.Sổ kế toán

6.1.1. Khái niệm

Để phản ánh một cách liên tục và có hệ thống sự biến động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn và các quá trình sản xuất kinh doanh thì kế toán phải sử dụng hệ thống sổ kế toán.

Sổ kế toán là các tờ sổ theo 1 mẫu nhất định dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp của kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ gốc.

Trên góc độ ứng dụng, sổ kế toán là phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để kế toán viên ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian và đối tượng.

Vậy, Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp.

* Ý nghĩa:

Xây dựng hệ thống sổ kế toán một cách khoa học sẽ đảm bảo cho việc tổng hợp số liệu được kịp thời, chính xác và tiết kiệm được thời gian.

Phân loại nghiệp vụ theo nội dung, đối tượng, thời gian... nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý mà chứng từ kế toán không cung cấp được.

Là căn cứ quan trọng và chủ yếu để lập hệ thống báo cáo tài chính của đơn vị và phân tích tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh.

6.1.2. Các loại sổ kế toán

            Sổ kế toán có nhiều loại, để có căn cứ cho việc lựa chọn, áp dụng hệ thống sổ cho một đơn vị kế toán cần phải tiến hành phân loại sổ kế toán để sử dụng thuận lợi và có hiệu quả.

 Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm.

6.1.2.1.Phân loại theo cách ghi chép trên sổ kế toán

Phương pháp này có tính chất hệ thống hóa phản ánh số liệu, có 3 loại chủ yếu:

*Sổ ghi theo trình tự thời gian: là sổ kế toán được sử dụng để:

Ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo trình tự thời gian hay theo trình tự thời gian bộ phận kế toán nhận được chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế.

Không phân loại theo đối tượng phản ánh trên sổ

Không phản ánh số dư mà phản ánh số phát sinh

Thông thường được lưu trữ tối thiểu trong vòng 10 năm.

Ví dụ:  Sổ Nhật ký chung, Nhật ký quỹ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

SỔ NHẬT KÝ

Năm N

 

*Sổ ghi theo hệ thống: là sổ kế toán được sử dụng để:

Ghi số liệu kế toán liên quan đến 1 đối tượng tổng hợp hoặc chi tiết nhất định.

Mở rộng cho 1 tài khoản riêng hoặc 1 số tài khoản có liên hệ mật thiết với nhau

Được ghi chép định kỳ

Theo dõi cả biến động tăng và giảm của đối tượng mở sổ.

Ví dụ:  Sổ quỹ, sổ tiền gửi, sổ TSCĐ, sổ cái...

SỔ CÁI

Tài khoản Tiền mặt

Số hiệu: 111

Năm N

Chứng từ		Diễn giải	TK đối ứng	Số tiền		Ghi chú
Số hiệu	Ngày			Nợ	Có
		Số dư đầu kỳ		200.000
03/1	01	Rút TGNH về nhập quỹ	112	10.000
05/1	02	Chi lương CBCNV bằng TM	334		100.000
10/1	03	Bán hàng thu bằng TM	511	50.000
		.......
		Tộng cộng
		Số dư cuối kỳ

 

*Sổ liên hợp

Là một loại sổ liên hợp, vừa kết hợp ghi theo thời gian và vừa theo hệ thống tài khoản kế toán. Chứng từ khi vào sổ kế toán laoị này được sắp xếp, phân loại theo thời gian và riêng cho từng đối tượng kế toán. Đặc trưng cơ bản là ghi trên cùng 1 trang sổ.

Ví dụ:  Sổ Nhật ký chứng từ, sổ Nhật ký - sổ cái

SỔ NHẬT KÝ- SỔ CÁI

Năm N

Stt

Ngày tháng vào sổ

Chứng từ

Diễn giải

Số tiền phát sinh

Số hiệu TK

TT dòng

TK...

TK...

Số hiệu

Ngày

Nợ

Có

Nợ

Có

Nợ

Có

SD đầu năm

....

SD cuối tháng

 

6.1.2.2. Phân loại theo nội dung ghi chép

*Sổ chi tiết: là loại sổ kế toán được sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính một cách chi tiết (theo các tài khoản chi tiết cấp 2, 3...), theo dõi sự biến động của đối tượng theo chỉ tiêu hiện vật, giá trị. Sổ chi tiết có tác dụng lớn cho quản trị nội bộ và cung cấp số liệu cho phân tích hoạt động kinh tế của đơn vị.

Ví dụ:  Sổ chi tiết nguyên vật liệu, thanh toán với người bán, người mua, sổ chi tiết tiền vay ngắn hạn...

*Sổ tổng hợp: là loại sổ theo dõi những chỉ tiêu tổng hợp về 1 đối tượng nhất định, sổ tổng hợp thường được ghi định kỳ và chỉ theo dõi đối tượng theo chỉ tiêu tiền tệ (thước đo giá trị), làm cơ sở để lập báo cáo tài chính.

Ví dụ: Sổ Cái, sổ Nhật ký – Sổ cái, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

*Sổ liên hợp: là sổ kế toán mang tính chất kết hợp giữa tổng hợp và chi tiết trên cùng 1 quyển sổ và trong cùng 1 lần ghi.

Ví dụ: Sổ Cái

6.1.2.3. Phân loại theo cấu trúc sổ (kiểu bố trí mẫu sổ)

*Sổ đối chiếu kiểu hai bên: là sổ được chia thành hai bên để phản ánh số phát sinh bên Nợ và số phát sinh bên Có

Ví dụ:  Sổ cái (dùng cho hình thưc chứng từ ghi sổ)

*Sổ kiểu một bên: là sổ mà trên đó có số phát sinh bên Nợ và số phát sinh bên Có được bố trí hai cột thành một bên.

Ví dụ:  Sổ cái tài khoản (dùng cho hình thức nhật ký chung)

*Sổ kiểu nhiều cột: dùng để kết hợp ghi số liệu chi tiết bằng cách mở nhiều cột bên Nợ hoặc bên Có trong cùng một trang.

Ví dụ: Sổ cái tài khoản (dùng cho hình thức nhật ký chung)

*Sổ kiểu bàn cờ: lập theo nguyên tắc kết cấu của bảng đối chiếu số phát sinh kiểu bàn cờ

Ví dụ: Sổ cái tài khoản (dùng cho hình thức nhật ký chứng từ)

6.1.2.4. Phân loại theo hình thức tổ chức sổ

*Sổ đóng thành quyển: các tờ sổ được đóng thành từng tập nhất định

*Sổ tờ rời: các tờ sổ được để riêng rẽ.

6.1.3. Kỹ thuật ghi sổ và sửa chữa sổ kế toán:

6.1.3.1. Kỹ thuật ghi sổ kế toán

Dựa vào chứng từ gốc để định khoản rồi ghi vào các sổ kế toán liên quan theo ba giai đoạn sau:

*Giai đoạn 1: Mở sổ 

Thời điểm: Đầu kỳ kế toán phải mở sổ kế toán và ghi số dư đầu kỳ vào tài khoản. Theo quy định, phải mở vào đầu kỳ kế toán năm.

Đơn vị hoạt động ổn định: mở vào đầu niên độ kế toán

Đơn vị, doanh nghiệp mới thành lập: mở từ ngày chính thức thành lập đi vào hoạt động.

Số lượng: tùy theo nội dung, kết cấu hình thức sổ mà đơn vị lựa chọn.

Đăng ký: với cơ quan thuê và tài chính

Thời gian sử dụng: 12 tháng

Sổ phải có đầy đủ chữ ký cần thiết

* Giai đoạn 2: Ghi sổ

Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh.

Ghi sổ là ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ trên cơ sở chứng từ gốc đã lập.

Ghi đúng nội dung, kết cấu, tác dụng của mỗi loại sổ quy định

Số liệu ghi trên sổ phải rõ, sạch, ghi liên tục, không ghi xen kẻ, ghi chồng

Số tiền dương được ghi mực xanh, số tiền âm (theo quy ước là số điều chỉnh giảm) được ghi bằng mực đỏ hoặc đóng khung ().

Khi ghi sai phải sửa sai theo đúng quy định, không tẩy xóa, xé bỏ.

Khi chuyển sổ chưa kết thúc niên độ, cần ghi rõ ‘cộng mang sang’ ở cuối trang trước và  "cộng trang trước" ở đầu trang sau.

*Giai đoạn 3: Khóa sổ 

Cuối kỳ kế toán phải khóa sổ kế toán, khóa sổ là tìm số dư cuối kỳ của các tài khoản.

Trước khi khó sổ cần tiến hành ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thực hiện các bút toán điều chỉnh cần thiết, kiểm tra, đối chiếu số liệu...

Khi khóa sổ cần tiến hành cộng sổ, tính số dư trên tài khoản, kiểm tra độ chính xác số liệu, sau đó ghi bút toán khóa sổ - chuyển cột của số dư của tài khoản.

Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì sau khi  khóa sổ kế toán trên máy vi tính phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm.

6.1.3.2. Kỹ thuật sửa chữa sổ kế toán

Để đảm bảo  hiệu suất của công tác kế toán  và chất lượng thông tin kế toán, việc ghi sổ kế toán phải được tiến hành đúng quy định, thận trọng nhằm hạn chế các sai sót. Tuy nhiên, trong quá trình ghi sổ kế toán có thể xảy ra những sai sót khác nhau: ghi trùng lắp, ghi sai quan hệ đối ứng, ghi số sai… Những sai lầm trên sổ kế toán phải được sửa chữa theo đúng quy định. Sai sót phát hiện càng sớm thì việc sửa chữa càng đơn giản. Để phát hiện sớm các sai sót trong quá trình ghi sổ phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu trên sổ kế toán.

Khi phát hiện sổ kế toán có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin. Sai sót phải được sửa chữa ngay để đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán. Tùy theo tính chất và thời gian phát hiện sai mà vận dụng một trong ba phương pháp sau để sửa chữa.

Đối với việc ghi sổ kế toán bằng ghi tay sử dụng một trong ba phương pháp: ghi cải chính, ghi số âm, ghi bổ sung

Đối với việc sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính thì sử dụng một trong hai phương pháp sau: ghi số âm, ghi bổ sung

* Phương pháp cải chính:

Áp dụng:

Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng tài khoản

Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng

Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót  được phát hiện sớm trước khi cộng sổ bằng cách gạch một đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai (vẫn để thấy rõ chỗ cũ đã ghi sai), và ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa.

*Phương pháp ghi số âm (còn gọi phương pháp ghi đỏ):

Áp dụng:

Số tiền đã ghi lớn hơn (>) số cần phải ghi

Ghi trùng chứng từ.

Ghi sai quan hệ đôi ứng tài khoản

Thời gian phát hiện sai lầm chậm không thể dùng phương pháp cải chính để sửa chữa.

Cách sửa chữa:

Nếu số đã ghi lớn hơn số trên chứng từ thì ghi lại bút toán đã ghi với số tiền ghi âm đúng bằng số chênh lệch thừa.

Nếu ghi trùng chứng từ thì ghi lại chứng chứng từ bị trùng với số tiền ghi âm đúng bằng toàn bộ số đã ghi hoặc sử dụng bút toán đảo ngược để xóa đi 1 bút toán trùng.

Nếu ghi sai quan hệ đối ứng thì kế toán xóa đi bút toán sai tương tự như xóa bút toán sai như như xóa bút ghi trùng, sau đó ghi lại nội dung đúng bằng 1 bút toán mới

Ví dụ:  Trường hợp số tiền đã ghi lớn hơn (>) số cần phải ghi

Số đúng TGNH là 10.000.000đ

Đã ghi sai:

Nợ TK 112:                           11.000.000

            Có TK 111:               11.000.000

Sửa chữa:

Nợ TK 112:                           (11.000.000)

            Có TK 111:               (11.000.000)

Ghi lại

Nợ TK 112:                           10.000.000

            Có TK 111:               10.000.000

Ví dụ: Trường hợp ghi trùng chứng từ

Kế toán ghi lần 1:

Nợ TK 121:                           4.000.000

            Có TK 111:               4.000.000

Kế toán ghi nhầm lần 2 cùng chứng từ lần 1

Nợ TK 121:                           4.000.000

            Có TK 111:               4.000.000

Sửa chữa

Nợ TK 112:                           (4.000.000)

            Có TK 111:               (4.000.000)

Ví dụ: Trường hợp ghi sai quan hệ đối ứng

Khách hàng trả nợ bằng TGNH 5.000.000đ, kế toán ghi:

Nợ TK 131:                           5.000.000

            Có TK 112:               5.000.000

Sửa chữa bằng phương pháp ghi số âm:

Nợ TK 131:                           (5.000.000)

            Có TK 112:               (5.000.000)

Ghi lại

Nợ TK 112:                           5.000.000

            Có TK 131:               5.000.000

*Phương pháp ghi bổ sung:

Áp dụng:

Ghi đúng quan hệ đối ứng nhưng số tiền ghi sổ nhỏ hơn trên chứng từ hoặc bỏ sót nghiệp vụ, ghi thiếu số liệu so với chứng từ hoặc kiểm kê trên sổ.

Sai sót phát hiện sau khi cộng sổ hoặc trước khi cộng sổ đều có thể áp dụng phương pháp này để sửa. Khi sửa sổ kế toán phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu  so với chứng từ.

Cách ghi bổ sung: số tiền ghi thiếu hay bỏ sót được ghi bổ sung thêm vào dòng tiếp theo của trang sổ theo đúng quan hệ đối ứng tài khoản.

Ví dụ: Trường hợp số tiền đã ghi nhỏ hơn (<) số cần phải ghi

Đã ghi sai

Nợ TK 112:                           50.000

            Có TK 111:               50.000

Số tiền ghi đúng:                  55.000

Ghi bổ sung:

Nợ TK 112:                           5.000

            Có TK 111:               5.000

Ví dụ: Trường hợp ghi sót các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trước đó

Chứng từ gốc bỏ sót có nội dung: rút tiền mặt gửi vào ngân hàng 10.000.000đ

Nợ TK 112:                           10.000.000

            Có TK 111:               10.000.000

Lưu ý: Sửa chữa sai sót theo phương pháp ghi bổ sung và ghi số âm đều phải lập chứng từ sửa chữa sai sót.

Luật kế toán quy định

1.   Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền, thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính

2.   Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền, thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.

6.2. Hình thức kế toán

6.2.1.Khái niệm

Công việc kế toán ở các đơn vị thường rất nhiều và phức tạp, vì vậy các đơn vị cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ kế toán khác nhau. Các loại sổ kế toán phải được tổ chức thành một hệ thống, trong đó các sổ có liên hệ với nhau chặt chẽ. Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế toán đó, gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán.

Hình thức sổ kế toán là hệ thống các sổ kế toán, số lượng sổ, kết cấu, mối quan hệ giữa các loại sổ dùng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu kế toán từ chứng từ gốc để lập các báo cáo kế toán theo trình tự và phương pháp nhất định.

6.2.2. Các hình thức sổ kế toán

Hiện nay, tại Việt Nam các đơn vị có thể lựa chọn áp dụng một trong các hình thức kế toán sau:

-    Hình thức kế toán Nhật ký chung

-    Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

-    Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

-    Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ

-    Hình thức kế toán trên máy vi tính

6.2.2.1. Hình thức Nhật Ký chung:

* Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;

- Sổ Cái;

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

+Sổ Nhật ký chung  (còn gọi là sổ Nhật ký tổng quát): là sổ kế toán cơ bản dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản của các nghiệp vụ đó, làm căn cứ để ghi sổ cái.

+Sổ Nhật ký đặc biệt (còn gọi là Nhật ký chuyên dùng): được sử dụng trong trường hợp nghiệp vụ phát sinh nhiều, nếu tập trung ghi toàn bộ vào Nhật ký chung thì sẽ làm cho khối lượng số liệu ghi trên một số sổ cái sẽ quá cồng kềnh, kém hiệu quả, cho nên phải mở các sổ Nhật ký đặc biệt để ghi chép riêng cho từng loại nghiệp vụ chủ yếu. Khi dùng Nhật ký chuyên dùng thì chứng từ kế toán trước hết được ghi vào sổ Nhật ký chuyên dùng, sau đó định kỳ (hoặc cuối kỳ kế toán) tổng hợp số liệu của sổ Nhật ký chuyên dùng ghi một lần vào sổ cái.

Các sổ Nhật ký chuyên dùng gồm có: Sổ Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký mua hàng, Nhật ký bán hàng,

* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).

(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.

Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.

Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN

THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ghi chú:

Ghi hàng ngày              

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

*Áp dụng:

Hình thức kế toán Nhật ký chung thường được áp dụng ở các đơn vị có quy mô vừa và lớn, có nhiều nhân viên kế toán.

*Ưu điểm:

Thuận tiện việc đối chiếu, kiểm tra chi tiết theo chứng từ gốc, tiện cho sử dụng kế toán máy.

Hình thức kế toán này có mẫu sổ kế toán đơn giản, dễ ghi chép, dễ phân công công việc.

Đây là hình thức kế toán giản đơn, thích hợp mọi đơn vị hạch toán, đặc biệt trong điều kiện áp dụng rộng rãi phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại như sử dụng máy vi tính thì thuận lợi để xử lý thông tin kế toán.

*Nhược điểm:

Trong điều kiện kế toán còn thủ công thì khối lượng công việc tăng do ghi chép một số nghiệp vụ bị trùng lặp nên cuối tháng phải loại bỏ số liệu trùng mới ghi vào sổ cái.

6.2.2.2. Hình thức Nhật ký - Sổ cái

* Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái  gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Nhật ký - Sổ Cái;

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.

* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.

Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

(2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.

(3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:

 

(4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.

Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.

 

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN

THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI

 

 

 

 

 

 

 

 

                                   

 

 

 

 

 

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

*Áp dụng:

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ không áp dụng cho doanh nghiệp vừa và lớn mà chỉ  thích hợp với các đơn vị có quy mô hoạt động nhỏ, số lượng nghiệp vụ kế toán không nhiều, sử dụng ít tài khoản kế toán, số lượng người kế toán ít.

*Ưu điểm:

Đây là hình thức kế toán trực tiếp, kế toán đơn giản bởi đặc trưng về số lượng loại sổ, kết cấu sổ, và trình tự hạch toán.

Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép và kiểm tra đối chiếu.

*Nhược điểm:

Hình thức này rất khó phân công công việc và trong trường hợp đơn vị sử dụng nhiều tài khoản thì việc ghi sổ không thuận tiện, sổ kế toán quá cồng kềnh, làm  cho nhiều người cùng ghi sổ một lúc nên công việc lập báo cáo bị chậm trễ.

6.2.2.3. Chứng từ ghi sổ:

* Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.

- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.

Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Chứng từ ghi sổ;

- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;

- Sổ Cái;

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.

+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp ghi theo trình tự thời gian dùng để đăng ký thứ tự của các chứng từ ghi sổ nhằm quản lý các chứng từ ghi sổ và có tác dụng đối chiếu với số liệu của bảng cân đối số phát sinh của tài khoản.

* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

(2) Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phỏt sinh.

(3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN

CHỨNG TỪ GHI SỔ 

 

 

                                              

 

 

 

 

 

 

                                   

 

 

 

 

 

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

*Áp dụng:

Hình thức này thích hợp cho mọi loại hình, quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh.

*Ưu điểm:

Đây là hình thức kế toán phát triển cao hơn so với hình thức Nhật ký – Sổ cái trong lĩnh vực thiết kế hệ thống sổ đạt mục tiêu hợp lý hóa cao nhất trong hạch toán kế toán trên các mặt.

Hình thức này tương đối đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, thuận tiện cho việc phân công công việc, công việc kế toán được phân đều trong tháng.

*Nhược điểm:

Ghi chép trùng lặp làm tăng khối lượng công việc làm ảnh hưởng đến năng suất lao động và hiệu quả công tác kế toán.

Khi có sai sót phải sửa sai trên nhiều sổ và việc cung cấp thông tin chậm trễ. Tuy nhiên trong điều kiện đơn vị có sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán thì các nhược điểm nêu trên sẽ được khắc phục.

6.2.2.4. Hình thức Nhật ký chứng từ

* Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ

Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ.

Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản).

Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.

Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.

Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Nhật ký chứng từ;

- Bảng kê;

- Sổ Cái;

- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.

* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ

(1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.

Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan.

Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ.

(2) Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái.

Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái.

Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính

 

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN

NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ

 

 

 

 

 

 

                                   

 

 

 

 

 

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

*Áp dụng:

Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ thường được áp dụng ở các đơn vị có quy mô lớn, đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao.

*Ưu điểm:

Tránh được việc ghi trùng lắp, giảm khối lượng công việc ghi chép hằng ngày do kết hợp chặt chẽ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kết hợp ghi theo trình tự thời gian và ghi theo nội dung kinh tế trên cùng một tờ sổ.

Đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho việc lập các báo cáo kế toán, tăng cường việc kiểm tra đối chiếu số liệu trên sổ kế toán.

Thuận lợi cho việc chuyên môn hóa lao động kế toán

* Nhược điểm:

Hình thức này không thích hợp với những đơn vị đã ứng dụng rộng rãi tin học trong kế toán do mẫu sổ kế toán phức tạp.

Đòi hỏi trình độ nghiệp vụ kế toán phải cao và thích hợp với các đơn vị có qui mô lớn, nhiêu nghiệp vụ phức tạp.

6.2.2.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính

* Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính

Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.

Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính:

Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.

* Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.

Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN

THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                  

Ghi chú:

Nhập số liệu  hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Đối chiếu, kiểm tra