CHƯƠNG 1: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

2.1. Đặc điểm và nhiệm vụ kế toán trong doanh nghiệp thương mại

Hoạt động chính: Là lưu thông hàng hóa. Doanh nghiệp mua hàng hóa từ nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp khác để bán lại cho người tiêu dùng hoặc các đơn vị khác mà không làm thay đổi hình thái vật chất của hàng hóa.
Chu kỳ kinh doanh: Ngắn hơn doanh nghiệp sản xuất, tuân theo quy luật: Tiền - Hàng - Tiền' (T - H - T').
Cơ cấu tài sản: Hàng hóa (Hàng tồn kho) và Vốn bằng tiền chiếm tỷ trọng lớn nhất. Không có (hoặc rất ít) máy móc thiết bị sản xuất quy mô lớn.
Đặc điểm chi phí: Không có chi phí sản xuất (NVL trực tiếp, Nhân công trực tiếp chế tạo). Chi phí chủ yếu là giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Ghi chép và phản ánh: Theo dõi chính xác, kịp thời số lượng và giá trị hàng hóa nhập - xuất - tồn kho. Đây là nhiệm vụ quan trọng nhất để tránh thất thoát.
Kiểm soát giá vốn và doanh thu: Xác định đúng giá vốn của hàng bán ra để tính toán lãi gộp chính xác.
Quản lý công nợ: Theo dõi chặt chẽ nợ phải thu (khách hàng) và nợ phải trả (nhà cung cấp) do đặc thù giao dịch mua bán diễn ra liên tục.
Lập báo cáo: Cung cấp thông tin về kết quả kinh doanh (Lãi/Lỗ) và tình hình tài chính cho giám đốc và cơ quan thuế.

Doanh nghiệp phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý cho khâu mua hàng, bán hàng và thu chi.

Chứng từ hàng hóa: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm kê, Thẻ kho.
Chứng từ bán hàng: Hóa đơn giá trị gia tăng (đầu ra), Hóa đơn bán hàng, Bảng kê bán lẻ hàng hóa.
Chứng từ mua hàng: Hóa đơn GTGT (đầu vào), Hợp đồng kinh tế.
Chứng từ thanh toán: Phiếu thu, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ/Có.

Kế toán thương mại sử dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 200 hoặc 133, nhưng tập trung vào các tài khoản đặc thù sau:

TK 156 - Hàng hóa: Là tài khoản quan trọng nhất (thay vì TK 152, 155 như ở DN sản xuất). Cần mở chi tiết theo:
- TK 1561: Giá mua hàng hóa.
- TK 1562: Chi phí thu mua hàng hóa (vận chuyển, bốc dỡ...).
TK 151: Hàng mua đang đi đường.
TK 157: Hàng gửi đi bán (Do đặc thù ký gửi đại lý).
TK 511, 521, 632, 641: Phản ánh doanh thu, giảm trừ, giá vốn và chi phí bán hàng.

Tùy thuộc quy mô và điều kiện trang bị (máy tính hay thủ công), doanh nghiệp chọn 1 trong các hình thức:

Nhật ký chung: Phổ biến nhất, dễ áp dụng trên phần mềm kế toán.
Nhật ký - Sổ cái: Dùng cho doanh nghiệp nhỏ, ít nghiệp vụ, kế toán thủ công.
Chứng từ ghi sổ: Dễ kiểm tra đối chiếu nhưng khối lượng ghi chép lớn.
Nhật ký chứng từ: Hiện nay ít dùng do phức tạp.
Kế toán máy: Sử dụng phần mềm (MISA, Fast...) là xu hướng tất yếu hiện nay.

Báo cáo tài chính (Năm/Quý): Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả HĐKD, Lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh BCTC.
Báo cáo quản trị (Nội bộ):
- Báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn.
- Báo cáo công nợ theo tuổi nợ.
- Báo cáo doanh số theo nhân viên/mặt hàng/khu vực.

Mô hình tập trung: Toàn bộ công tác kế toán thực hiện tại phòng kế toán trung tâm (Phù hợp DN vừa và nhỏ).
Mô hình phân tán: Có tổ chức kế toán tại các chi nhánh/cửa hàng, cuối kỳ gửi số liệu về trung tâm (Phù hợp chuỗi siêu thị, cửa hàng tiện lợi).
Các phần hành cơ bản: Kế toán trưởng, Kế toán kho (Thủ kho), Kế toán bán hàng & công nợ, Kế toán quỹ/ngân hàng, Kế toán thuế.

Kiểm kê định kỳ: Kiểm kê hàng tồn kho (tháng/quý) để đối chiếu số lượng thực tế với sổ sách (phát hiện mất mát, hư hỏng).
Kiểm tra quỹ: Kiểm kê quỹ tiền mặt đột xuất/định kỳ.
Đối chiếu công nợ: Gửi thư xác nhận nợ với khách hàng/nhà cung cấp.
Kiểm soát quy trình: Kiểm tra việc phê duyệt giá bán, chính sách chiết khấu, hạn mức tín dụng cho khách hàng.