Hệ thống quản trị đào tạo trực tuyến
Nội dung
Chương 3: TÀI KHOẢN KẾ TOÁN VÀ PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN KÉP
Chương học này tỉm hiểu về tài khoản, sự cần thiết phải hình thành phương pháp đối ứng tài khoản, các loại tài khoản kế toán và nguyên tắc kết cấu của các loại tài khoản kế toán. Các loại tài khoản kế toán và nguyên tắc kết cấu của các loại tài khoản kế toán. Các quan hệ đối ứng tài khoản và ghi sổ kép. Những đặc trưng cơ bản của hệ thống tài khoản kế toán và cách thức phân loại hệ thống tài khoản kế toán. Hệ thống tài khoản kế toán hiện hành và mô hình sắp xếp hệ thống tài khoản kế toán hiện hành. Hiểu được cách kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản kế toán.
- Trình bày được khái niệm phương pháp tài khoản kế toán, tài khoản kế toán, định khoản kế toán.
-Nắm được các quan hệ đối ứng kế toán chủ yếu, định khoản
Nội dung chính:
3.1 Phương pháp đối ứng tài khoản
3.1.1 Khái niệm phương pháp đối ứng tài khoản
Phương pháp đối ứng tài khoản là phương pháp thông tin và kiểm tra về sự vận động của tài sản, nguồn vốn trong quá trình kinh doanh theo mối quan hệ biện chứng được phản ánh trong mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông qua sử dụng hệ thống tài khoản kế toán. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều tạo nên tác động kép ảnh hưỏng đến ít nhất hai đối tượng kế toán cụ thể tạo nên mối quan hệ đối ứng, cân bằng nhau về lượng giữa chúng. Do vậy để biểu hiện được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh của nghiệp vụ dựa trên phương pháp đối ứng tài khoản, trước hết người ta tiến hành phân tích tác động của nghiệp vụ đến các đối tượng kế toán liên quan, có nghĩa là xác định chiều hướng biến động tăng hay giảm của các đối tượng này, sau đó sử dụng phương trình kế toán cơ bản để phân tích nội dung kinh tế của nghiệp vụ và thông qua các tài khoản liên quan để biểu hiện sự cân bằng về lượng giữa các đối tượng liên quan trong từng nghiệp vụ. Như vậy chúng ta không thể nghiên cứu phương pháp đối ứng tài khoản, nếu không tiến hành nghiên cứu về các mối quan hệ đối ứng kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và phương pháp ghi kép hay còn gọi là phương pháp kế toán kép.
3.1.2. Vị trí của phương pháp đối ứng tài khoản trong hệ thống phương pháp kế toán
Nếu phương pháp chứng từ kế toán chỉ cho phép theo dõi, sao chụp từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách riêng lẻ thì phương pháp đối ứng tài khoản cho phép biểu hiện mối quan hệ vốn có giữa các đối tượng kế toán trong từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Qui trình kế toán chỉ ra trật tự các bước công việc mà kế toán phải thực hiện, tương ứng với nó, hệ thống phương pháp kế toán chỉ cho chúng ta biết cách thức để thực hiện các công việc này một cách khái quát. Bước thứ nhất trong qui trình kế toán cho biêt công việc hàng ngày của kế toán là phải lập hoặc thu nhận các chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tương ứng với nó phương pháp chứng từ kế toán chỉ cho chúng ta cách lập chứng từ như thế nào, cần phải tuân thủ những yêu cầu gì về hình thức cũng như nội dung của chứng từ. Bước thứ hai trong qui trình kế toán là sử dụng chứng từ sau khi chứng từ đã được kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp để làm căn cứ ghi sổ kế toán, tương ứng hai phương pháp tính giá và đối ứng tài khoản chỉ rõ cách tính giá để xác định giá trị của nghiệp vụ phát sinh và bản chất kinh tế của nghiệp vụ thể hiện qua mối quan hệ đối ứng giữa các đối tượng kế toán liên quan và cách ghi nhận các nghiệp vụ vào sổ sách kế toán. Bước thứ ba trong qui trình kế toán là khoá sổ kế toán vào cuối kỳ, tương ứng một lần nữa cả hai phương pháp tính giá và phương pháp tài khoản kế toán cho phép xác định được các chỉ tiêu thích hợp để kết chuyển tài khoản và xác định chỉ tiêu số dư cuối kỳ của các tài khoản phản ánh hiện trạng nguồn lực của đơn vị vào cuối kỳ kế toán. Tiếp theo là bước thứ tư, bước cuối cùng trong qui trình kế toán là lập báo cáo tài chính, tương ứng phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán giúp xác định các mối quan hệ cân đối kế toán và xác định các chỉ tiêu phù hợp cho việc thiết lập các báo cáo tài chính bắt buộc.
3.1.3. Các mối quan hệ đối ứng kế toán chủ yếu
Quan hệ đối ứng tài khoản có rất nhiều, song có thể quy về 4 loại:
Loại 1: Tăng tài sản này, giảm tài sản khác
Ví dụ:dùng tiền mặt hay tiền gửi ở ngân hàng để mua hàng hóa. Dạng vật chất của tài sản biến đổi từ dạng tiền tệ sang dạng hàng hóa. Loại nghiệp vụ này liên quan trực tiếp đến dạng vật chất của tài sản và chỉ xảy ra trong phạm vi quan hệ nội bộ đơn vị hạch toán
Loại 2: Tăng nguồn hình thành tài sản này, giảm nguồn hình thành tài sản khác
Ví dụ:Trích lợi nhuận để lập quỹ xí nghiệp. Loại nghiệp vụ này không liên quan đến dạng vật chất của tài sản nhưng chỉ rõ sự thay đổi phạm vi sử dụng hay nguồn huy động tài sản
Loại 3: Tăng tài sản – Tăng nguồn hình thành tài sản
Ví dụ: Nhận tài sản từ các cổ đông (Công ty cổ phần) hoặc do nhà nước cấp thêm (Doanh nghiệp nhà nước). Loại nghiệp vụ này phản ánh quy mô tài sản tăng cả về vật chất (vốn) và nguồn huy động và thường có quan hệ với bên ngoài
Loại 4: giảm tài sản – giảm nguồn hình thành tài sản
Ví dụ: Dùng TGNH để trả nợ người bán. Loại nghiệp vụ này thường tương tự như loại thứ 3 nhưng có xu hướng biến động ngược lại
Qua phân tích 4 loại quan hệ đối ứng trên ta thấy rõ mọi nghiệp vụ kinh doanh đều mang trong mình nó quan hệ đối ứng giữa tăng và giảm hoặc giữa tài sản và nguồn hình thành tài sản
Có thể biểu hiện các quan hệ đối ứng trên hình sau:
Trong sơ đồ trên loại nghiệp vụ (1) biểu hiện hướng biến động tài sản ; loại nghiệp vụ (2) biểu hiện nguồn hình thành tài sản ; loại nghiệp vụ (3) phản ánh quan hệ tương ứng giữa tài sản và nguồn hình thành tài sản theo hướng tăng ; loại nghiệp vụ (4) biểu hiện quan hệ giữa tài sản và nguồn hình thành tài sản theo hướng giảm
Rõ ràng trong các quan hệ đối ứng tài khoản trên, loại nghiệp vụ 1 và 2 chỉ thay đổi cơ cấu tài sản hoặc nguồn hình thành tài sản do đó, hai loại nghiệp vụ này không ảnh hưởng đến tổng số tài sản hoặc nguồn hình thành tài sản ;loại nghiệp vụ 3 làm tăng quy mô tài sản và nguồn hình thành tài sản ; loại nghiệp vụ 4 làm giảm quy mô tài sản và nguồn hình thành tài sản. Tuân theo quy luật vận động, biến đổi vật chất và mối liên hệ giữa 2 mặt của tài sản, mọi quan hệ đối ứng kể trên đều duy trì sự cân bằng về lượng và chất giữa tài sản và nguồn hình thành tài sản đã được xác lập. Vì vậy các quan hệ đối ứng này đã được xác lập không chỉ về xu hướng mà cả về quy mô (lượng) biến động nữa. Những nguyên lý về sự biến đổi này của tài sản là cơ sở lựa chọn các phương án phản ánh khoa học các quan hệ đối ứng.
3.2.1 Khái niệm tài khoản kế toán
Hệ thống kế toán thường bao gồm việc ghi chép tách biệt đối với các loại tài sản, nguồn hình thành của tài sản và quá trình kinh doanh – quá trình tuần hoàn của tài sản. Ví dụ, một bản ghi chép riêng cho mục tiền mặt, thể hiện tất cả các lần tăng giảm tiền mặt qua nhiều nghiệp vụ thanh toán thu hoặc trả bằng tiền mặt. Những bản ghi chép tương tự được lập cho mỗi loại tài sản và nguồn hình thành của tài sản được gọi là tài khoản
Tài khoản là cách thức phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh riêng biệt theo từng đối tượng ghi của hạch toán kế toán (tài sản, nguồn vốn và các quá trình kinh doanh) nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý của các loại chủ thể quản lý khác nhau.
Tài khoản kế toán là một phương tiện của kế toán được sử dụng để phản ánh tình hình hiện có và sự vận động của từng đối tượng kế toán nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý của các chủ thể quản lý.
Mỗi đối tượng kế toán, người ta dùng một tài khoản kế toán để phản ánh. Mỗi tài khoản chỉ quản lý, theo dõi, phản ánh một đối tượng kế toán duy nhất. Nói cách khác tài khoản kế toán được sử dụng để phản ánh từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, từng quá trình kinh doanh. Nó giúp kế toán phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế.
3.2.2. Cấu tạo tài khoản kế toán
Mỗi tài khoản kế toán được cấu tạo gồm 2 bên (phần), một bên để theo dõi biến động tăng của đối tượng kế toán, bên còn lại để theo dõi biến động giảm của đối tượng kế toán. Vì trong quá trình vận động của một đối tượng kế toán chỉ có thể có hai chiều hướng biến động, tăng lên hoặc giảm xuống, do vậy kết cấu của tài khoản có hai bên.
Hình thức cấu tạo đơn giản của tài khoản kế toán có mô hình chữ T:
|
Nợ |
Tên tài khoản |
Có |
||
|
|
|
|
||
Tên gọi hai bên của tài khoản là: Bên trái của tài khoản người ta gọi là bên Nợ, bên phải của tài khoản người ta gọi là bên Có. Tuy nhiên cần lưu ý rằng hai từ Nợ và Có chỉ mang tính chất qui ước để ghi chép vào mô hình tài khoản chữ T chứ không mang ý nghĩa thông thường của hai từ này. Thông thường bên nào của tài khoản dùng để ghi biến động tăng thì bên ấy ghi số dư.
3.2.3.Tên gọi và số hiệu tài khoản
3.2.3.1. Tên gọi và số hiệu tài khoản
Số hiệu (mã số) và tên gọi của tài khoản được sử dụng để phản ánh tổng quát nội dung kinh tế mà tài khoản thể hiện. Điều này cho phép người làm kế toán và cán bộ quản lý lựa chọn được các nghiệp vụ theo từng chỉ tiêu và chi tiết của chỉ tiêu, tạo điều kiện dễ dàng cho việc tập hợp các mục, khoản mục cần thiết để lập các báo cáo tài chính. Cụ thể:
- Số thứ tự từ 1 đến 9 làm thành số đầu tiên của thứ tự tất cả các tài khoản trong loại được đề cập đến
- Ký hiệu của các tài khoản trong từng loại bao giờ cũng bắt đàu từ kí hiệu của loại
- Ký hiệu của các tiểu tài khoản (tài khoản cấp 2) bao giờ cũng bắt đầu bằng ký hiệu của tài khoản tổng hợp (tài khoản cấp 1) đã chia nó ra.
- Các tài khoản cấp 1 bao gồm 3 chũ số thập phân, trong đó, chữ số đàu tiên phản ánh số thứ tự của loại, chữ số thứ 2 phản ánh số thứ tự của nhóm và chữ số thứ 3 phản ánh số thứ tự của tài khoản
Ví dụ, tài khoản 121 "Chứng khoán kinh doanh" gồm 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1211 "cổ phiếu"
- Tài khoản 1212 "Trái phiếu"
- Tài khoản 1218 "Chứng khoán và công cụ tài chính khác"
Số 1 đứng đầu phản ánh loại (loại 1: tài sản ngắn hạn), số 2 đứng giữa phản ánh số nhóm (nhóm 12: đầu tư ngắn hạn) và số 1 ở cuối phản ánh số thứ tự của tài khoản (tài khoản đầu tiên của mỗi nhóm bắt đầu từ số 1)
Ba tài khoản cấp 2 (tiểu khoản) mang toàn bộ ký hiệu của tài khoản cấp 1 (121) và đánh theo thứ tự từ 1211 đến 1212, 1218
3.2.3.2. Mối liên hệ giữa số hiệu và tên gọi của các tài khoản
Tài khoản tổng hợp cấp 1 và tài khoản phân tích (cấp 2):
Tài khoản phân tích bao giờ cũng chi tiết nội dung của tài khoản tổng hợp đã chia ra nó
Ví dụ, tài khoản 111 "Tiền mặt" được chia thành 3 loại:
+ Tài khoản 1111 "Tiền Việt nam"
+ Tài khoản 1112 "Ngoại tệ"
+ Tài khoản 1113"Vàng tiền tệ"
Tài khoản tổng hợp ở các loại khác nhau:
Về ký hiệu và tên gọi giữa các tài khoản tổng hợp ở các loại khác nhau thông thường có quan hệ mật thiết với nhau, cùng phản ánh một đối tượng tuy khác về tính chất. Ví dụ:
-Để phản ánh các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn và dài hạn, kế toán sử dụng các tài khoản:
+Tài khoản 121 "Chứng khoán kinh doanh"
+Tài khoản 221"Đầu tư vào công ty con"
+Tài khoản 228"Đầu tư khác"
-Để phản ánh tài sản thế chấp, ký cược, ký quỹ, kế toán sử dụng các tài khoản:
+Tài khoản 244"Cầm cố, thế chấp, kí quỹ, kí cược"
+Tài khoản 344"Nhận kí quỹ, kí cược "
-v.v...
Ý nghĩa của một vài con số tận cùng của các tài khoản (cả cấp 1 và cấp 2):
Con số tận cùng của tài khoản thường có ý nghĩa nhất định. Chẳn hạn, trong hệ thống tài khoản hiện hành, ý nghĩa của một số con số như sau:
-Số 8 tận cùng thường dùng để chỉ các nội dung khác của từng nhóm, từng tài khoản
Ví dụ
+Tài khoản 128 "Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn"
+Tài khoản 1368"Phải thu nội bộ khác"
+Tài khoản 138"Phải thu khác"
+Tài khoản 1388"Phải thu khác"
+Tài khoản 2118"Tài sản cố định khác"
+Tài khoản 2138"Tài sản cố định vô hình khác"
+Tài khoản 228"Đầu tư khác"
+Tài khoản 3338" Thuế bảo vệ môi trường và các loại thuế khác"
+Tài khoản 338"Phải trả, phải nộp khác"
+Tài khoản 6238"Chi phí bằng tiền khác" (thuộc chi phí sử dụng máy ghi công)
+Tài khoản 6278"Chi phí bằng tiền khác" (thuộc chi phí sản xuất chung)
+...
-Số 9 tận cùng thường dùng để chỉ các khoản dự phòng:
+Tài khoản 229 "Dự phòng tổn thất tài sản"
Ngoài ra, trong từng nhóm, từng loại cũng có sự thống nhất về tên gọi và kí hiệu. Ví dụ, ở loại 6 "Chi phí sản xuất kinh doanh", tên gọi và kí hiệu của các tài khoản như sau:
-Chi phí nhân công, nhân viên: 6231, 6271, 6411, 6421
-Chi phí nguyvật liệu: 6232, 6272, 6422
-Chi phí dung cụ: 6233, 6273, 6413,6423
-Chi phí khấu hao: 6234,6274,6414,6424
-Chi phí dịch vụ mua ngoài: 6237,6277,6417,6427
-Chi phí bằng tiền khác:6238,6278,6418,6428.
3.2.4. Phương pháp ghi chép trên tài khoản kế toán
Khi Ghi nợ một tài khoản là ghi một số tiền vào bên Nợ của tài khoản đó. Số tiền ghi vào bên Nợ của tài khoản gọi là số phát sinh nợ.
Ghi Có một tài khoản là ghi một số tiền vào bên Có của tài khoản đó. Số tiền ghi vào bên có của tài khoản gọi là số phát sinh Có.
Phương pháp ghi trên tài khoản kế toán được thực hiện như sau: số phát sinh tăng của tài khoản được ghi vào một bên của tài khoản (bên Nợ hoặc bên Có), bên còn lại (bên Có hoặc bên Nợ) ghi số phát sinh giảm. Số phát sinh tăng ghi vào bên Nợ hay hay bên Có tuỳ thuộc vào đối tượng kế toán đó thuộc tài sản hay nguồn vốn, thuộc doanh thu hay chi phí.
3.2.5. Kết cấu của các loại tài khoản
Để có thể ghi chép tài khoản cần phải biết kết cấu của các loại tài khoản chủ yếu bao gồm:
- Tài khoản phản ánh tài sản;
- Tài khoản phản ánh nguồn vốn;
- Tài khoản phản ánh doanh thu;
- Tài khoản phản ánh chi phí.
Kết cấu tài khoản phản ánh tài sản
Bên Nợ
- Số dư đầu kỳ
- Số phát sinh tăng trong kỳ
- Số dư cuối kỳ
Bên Có Số phát sinh giảm trong kỳ
Kết cấu tài khoản phản ánh nguồn vốn
Bên Nợ
- Số phát sinh giảm trong kỳ
Bên Có
- Số dư đầu kỳ
- Số phát sinh tăng trong kỳ
- Số dư cuối kỳ
Số dư cuối kỳ của các tài khoản tài sản và nguồn vốn được xác định theo công thức:
Số dư CK = Số dư DK + Số PS tăng - Số PS giảm
Kết cấu tài khoản phản ánh chi phí
Bên Nợ
- Số phát sinh tăng trong kỳ
Bên Có
- Số phát sinh giảm trong kỳ
Tất cả những tài khoản phản ánh chi phí không có số dư
Kết cấu tài khoản phản ánh doanh thu
Bên Nợ
- Số phát sinh giảm trong kỳ
Bên Có
- Số phát sinh tăng trong kỳ
Tất cả những tài khoản phản ánh doanh thu không có số dư.
Một số ví dụ về tài khoản kế toán
Ví dụ về tài khoản phán ánh tài sản
Có những thông tin về tiền mặt trong doanh nghiệp A như sau:
- Số dư đầu tháng 1 năm 2008 là 10 triệu đồng.
(1) Trong tháng 1 thu tiền bán hàng là 50 triệu đồng.
(2) Trả tiền mua vật liệu phục vụ sản xuất 30 triệu đồng
Thông tin về tiền mặt của doanh nghiệp A được thể hiện như sau:
|
Nợ |
Tiền mặt |
Có |
||
|
10 |
|
|
||
|
50 |
30 |
|
||
|
50 |
30 |
|
||
|
30 |
|
|
||
Ví dụ về tài khoản phán ánh nguồn vốn
Có những thông tin về phải trả người bán của một Công ty cổ phần như sau:
+ Số dư đầu tháng 01 năm 2008 là 100 triệu đồng.
(1) Mua vật liệu phục vụ sản xuất chưa thanh toán: 50 triệu đồng
(2) Rút tiền gửi ngân hàng trả tiền mua vật liệu tháng trước: 70 triệu đồng
Những thông tin này được thể hiện trên tài khoản Phải trả người bán của công ty như sau:
|
Nợ |
Tiền mặt |
Có |
||
|
|
100 |
|
||
|
70 |
50 |
|
||
|
70 |
50 |
|
||
|
|
80 |
|
||
Cơ sở để hình thành phương pháp kế toán kép hay còn gọi là ghi kép xuất phát từ chính bản chất kinh tế của qua trình kinh doanh - đối tượng nghiên cứu của kế toán trên gốc độ vốn kinh doanh. Như đã biết, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đồng thời hay còn gọi là tác động kép đến ít nhất hai đối tượng kế toán dẫn đến những biến động làm tăng hoặc giảm vốn kinh doanh của doanh nghiệp về mặt tài sản hoặc nguồn vốn. Các biến động này cần thiết phải được ghi nhận vào các tài khoản kế toán liên quan phản ánh các đối tượng kế toán tương ứng. Để thực hiện được việc này cần sử dụng phương pháp ghi kép.
Vậy phương pháp ghi kép là phương pháp ghi nhận sự biến động đồng thời của các đối tượng kế toán bởi tác động kép của một nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản kế toán có liên quan bằng cách
(1) Ghi 2 lần số phát sinh vào ít nhất 2 tài khoản kế toán liên quan, trong đó
(2) Ghi Nợ tài khoản này đồng thời ghi Có cho tài khoản khác
(3) Số tiền ghi Nợ = Số tiền ghi Có
Phương pháp ghi kép có lợi ích gì?
Với phương pháp ghi kép cho phép giải thích được sự biến động của tài sản và nguồn vốn trong mối quan hệ cân đối vốn có giữa chúng, đồng thời giúp giám sát chặt chẽ sự biến động của các tài sản và nguồn vốn trong doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của kế toán là phải phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh của đơn vị. Trước khi ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào sổ sách kế toán, kế toán cần tiến hành phân tích các bản chất kinh tế của các nghiệp vụ và tiến hành định khoản.
Định khoản kế toán là việc xác định tài khoản nào ghi Nợ, tài khoản nào ghi Có, với số tiền cụ thể là bao nhiêu đối với mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phải đảm bảo đúng nguyên tắc ghi kép. Có nghĩa là tổng số tiền ghi Nợ các tài khoản phải bằng tổng số tiền ghi Có các tài khoản đối ứng.
Để có thể định khoản, người ta cần tiến hành phân tích bản chất kinh tế của các nghiệp vụ phát sinh bằng cách sử dụng phương trình kế toán cơ bản và các mối quan hệ đối ứng giữa các đối tượng kế toán. Như vậy, phương trình kế toán cơ bản và tài khoản kế toán chính là hai phương tiện vô cùng quan trọng giúp các nhà kế toán có thể phân tích chính xác các nghiệp vụ, thực hiện định khoản trước khi ghi nhận các nghiệp vụ này vào sổ sách kế toán có liên quan.
Định khoản kế toán được tiến hành theo 5 bước sau:
Bước 1: Xác định đối tượng kế toán liên quan
Bước 2: Xác định tài khoản liên quan
Bước 3: Xác định xu hướng biến động của từng đối tượng
Bước 4: Xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có
Bước 5: Xác định số tiền cụ thể ghi vào từng tài khoản
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng rất phong phú đa dạng, có nghiệp vụ đơn giản chỉ liên quan đến 2 đối tượng kế toán, cũng có những nghiệp vụ phức tạp liên quan đến 3 hay nhiều hơn nữa đối tượng kế toán. Chính vì vậy định khoản kế toán cũng có thể được phân biệt thành 2 loại:
(1) Định khoản đơn giản: là định khoản ghi Nợ một tài khoản đối ứng ghi Có một tài khoản và ngược lại. Như vậy, nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ liên quan đến 2 tài khoản thì ta có định khoản đơn
(2) Định khoản phức tạp là loại định khoản ghi Nợ một tài khoản đối ứng ghi Có hai tài khoản trở lên, hoặc ngược lại ghi Có một tài khoản đối ứng ghi Nợ hai tài khoản trở lên, hoặc ghi Nợ hai tài khoản tài khoản trở lên đối ứng với ghi Có hai tài khoản trở lên.
3.4.4. Cách ghi định khoản kế toán
Đối với mỗi định khoản, cần ghi những TK ghi Nợ trước, những TK ghi Có sau. Để dễ dàng phân biệt những TK ghi Nợ và ghi Có, người ta thường ghi thành 2 cột (vô hình) và 2 cột khác nhau (vô hình) để phân biệt số tiền ghi Nợ và số tiền ghi Có như mô tả sau đây:
Nợ TK "Hàng hoá" :100.000.000
Có TK"TGNH" :100.000.000
Nhìn vào cách ghi định khoản này giúp chúng ta hình dung ra 4 cột tương tự như trong Sổ nhật ký mà kế toán thường thực hiện trong thực tiễn công tác kế toán. Mỗi định khoản phải được thực hiện một lần ghi lên các tài khoản liên quan gọi là bút toán.
3.5. Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết
Theo quy định của Luật Kế toán, nội dung kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết được hiểu như sau:
Kế toán tổng hợp phải thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin tổng quát về hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị.
Kế toán tổng hợp sử dụng đơn vị tiền tệ để phản ánh tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản, tình hình và kết quả hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.
Vậy kế toán tổng hợp là việc thực hiện ghi kép vào tài khoản kế toán tổng hợp hoặc phân tích trong đó chủ yếu là tài khoản tổng hợp. Nói theo cách khác, kế toán tổng hợp chính là thực hiện các bút toán trên cơ sở các định khoản đã xác định của các nghiệp vụ kinh tế.
Mỗi lần thực hiện một bút toán kế toán tổng hợp, kế toán phải thực hiện một lần ghi kép tức là ghi Nợ vào tài khoản này đồng thời ghi Có vào tài khoản khác. Trong khi thực hiện kế toán tổng hợp kế toán hầu như chỉ quan tâm đến thước đo giá trị hay còn gọi là thước đo tiền tệ.
Kế toán chi tiết phải thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin chi tiết bằng đơn vị tiền tệ, đơn vị hiện vật và đơn vị thời gian lao động theo từng đối tượng kế toán cụ thể trong đơn vị kế toán.
Kế toán chi tiết minh họa cho kế toán tổng hợp. Số liệu kế toán chi tiết phải khớp đúng với số liệu kế toán tổng hợp trong một kỳ kế toán. Vậy kế toán chi tiết là việc kế toán có tính chất đơn lẻ trên từng đối tượng hạch toán kế toán. Thường kế toán chi tiết được thực hiện trên các tài khoản phân tích tức là ghi chép và theo dõi trên các loại sổ chi tiết.
Trong khi thực hiện kế toán chi tiết, kế toán hầu như không quan tâm đến quan hệ đối ứng kế toán mà chủ yếu là quan tâm đến sự biến động tăng giảm của đối tượng đang được ghi chép theo dõi cả về mặt hiện vật lẫn giá trị.
Do vậy kế toán chi tiết không những chỉ sử dụng thước đo giá trị mà còn sử dụng cả các thước đo hiện vật và thước đo lao động tùy theo từng loại đối tượng hạch toán kế toán.
3.6. Hệ thống tài khoản kế toán
3.6.1. Sự cần thiết hình thành hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kê toán được sử dụng để theo dõi và phản ánh tình hình và sự biến động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn và từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả. Bởi vậy, để cung cấp đầy đủ thông tin cho quản lý, các doanh nghiệp phải dùng rất nhiều tài khoản khác nhau mới có thể bảo đảm phản ánh được toàn bộ các chỉ tiêu cần thiết
Tùy thuộc vào quy mô, vào điều kiện kinh doanh cụ thể và vào loại hình hoạt động, sở hữu của mình, trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do nhà nước ban hành, mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn những tài khoản thích hợp để vận dụng vào công tác kế toán. Những tài khoản được lựa chọn để vận dụng đó tạo thành hệ thống tài khoản kế toán của doanh nghiệp. Như vậy, xuất phát từ yêu cầu phản ánh thông tin nhiều chiều, đa dạng cho quản lý mà hình thành nên hệ thống tài khoản kế toán sử dụng trong các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp..
3.6.2. Nguyên tắc thiết kế tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp Việt Nam được xây dựng trên cơ sở tôn trọng bốn nguyên tắc bao gồm:
(1) Hệ thống tài khoản phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm của đối tượng kế toán;
(2) Hệ thống tài khoản phải được thiết kế sao cho nó có thể ghi nhận và đáp ứng được nhu cầu thông tin cho quản lý;
(3) Hệ thống tài khoản phải phù hợp cho việc xác định các chỉ tiêu khi lập báo cáo tài chính; và
(4) Hệ thống tài khoản phải thuận tiện cho công việc làm kế toán.
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính hướng dẫn chế độ Kế toán doanh nghiệp thay thế Quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Đưới đây là bảng hệ thống tài khoản kế toán được ban hành theo phụ lục I của thông tư 200.
TK loại 1: TK phản ánh tài sản bao gồm 20 tài khoản cấp 1.
Trong đó có 6 nhóm:
- Nhóm 11: Vốn bằng tiền
- Nhóm 12: Đầu tư ngắn hạn
- Nhóm 13: Phải thu
- Nhóm 14: Tạm ứng
- Nhóm 15: Hàng tồn kho
- Nhóm 16: Chi sự nghiệp
TK loại 2: TK phản ánh tài sản bao gồm 13 tài khoản cấp 1.
Trong đó có 3 nhóm:
- Nhóm 21: TSCĐ
- Nhóm 22: Đầu tư dài hạn
- Nhóm 24: Chi phí trả trước dài hạn, xây dựng cơ bản, ký quỹ, ký cược dài hạn.
TK loại 3: TK phản ánh Nợ phải trả bao gồm 15 tài khoản.
Trong đó có 3 nhóm:
- Nhóm 33: Phải trả, phải nộp
- Nhóm 34: Vay, nợ thuê tài chính
- Nhóm 35: Dự phòng phải trả, quỹ khen thưởng phúc lợi, quỹ phát triển khoa học và công nghệ, quỹ bình ổn giá
TK loại 4: TK phản ánh Vốn chủ sở hữu gồm có 11 tài khoản cấp 1.
Trong đó có 4 nhóm:
- Nhóm 41: Vốn đầu tư chủ sở hữu - quỹ
- Nhóm 42: Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
- Nhóm 44: Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản
- Nhóm 46: Nguồn kinh phí
TK loại 5: TK phản ánh doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh chính và từ hoạt động tài chính bao gồm 3 tài khoản cấp 1.
Trong đó có 2 nhóm:
- Nhóm 51: Doanh thu BH và cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính
- Nhóm 52: Các khoản giảm trừ doanh thu.
TK loại 6: TK phản ánh chi phí của hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động tài chính, bao gồm 10 tài khoản cấp 1.
Trong đó có 3 nhóm:
- Nhóm 61: Hàng hoá (Chỉ sử dụng cho phương pháp kiểm kê định kỳ)
- Nhóm 62: Chi phí sản xuất
- Nhóm 64: Chi phí bán hàng và quản lý
TK loại 7: TK phản ánh các khoản thu nhập khác bao gồm 1 tài khoản cấp 1.
TK loại 8: TK phản ánh các khoản chi phí khác bao gồm 2 tài khoản cấp 1.
Trong đó có 2 nhóm:
- Nhóm 81: Chi phí khác
- Nhóm 82: Chi phí thuế TNDN
TK loại 9: TK xác định kết quả kinh doanh bao gồm 1 tài khoản cấp 1.
Cách đánh số hiệu cho tài khoản:
TK cấp 1: Được đánh số hiệu gồm 3 chữ số. Chữ số đầu tiên đại diện cho loại TK. Chữ số thứ 2 đại diện cho nhóm TK. Chữ số thứ 3 đại diện cho số thứ tự của TK.
TK cấp 2: Chi tiết hoá, cụ thể hoá TK cấp 1, gồm có 4 chữ số, trong đó 3 chữ số đầu là chữ số của TK cấp 1 mà nó phản ánh, chữ số thứ 4 là số thứ tự của TK cấp 2.
3.6.3. Phân loại tài khoản kế toán
Mục đích của phân loại tài khoản kế toán là giúp thuận lợi cho việc sử dụng tài khoản và giúp cho người làm kế toán hiểu rõ về kết cấu, nội dung phản ánh và công dụng của các tài khoản.
Thông thường có 3 cách phân loại tài khoản kế toán sau đây:
(1) Phân loại tài khoản theo nội dung kinh tế của đối tượng kế toán mà tài khoản phản ánh;
(2) Phân loại tài khoản theo mối quan hệ với các báo cáo tài chính;
(3) Phân loại theo công dụng và kết cấu của tài khoản;
Theo nội dung kinh tế, hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp được chia làm 3 loại sau đây:
(1) TK phản ánh vốn kinh doanh hay tài sản của doanh nghiệp bao gồm tài khoản loại 1 và loại 2 trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất;
(2) TK phản ánh nguồn vốn kinh doanh hay nguồn tài trợ bao gồm tài khoản loại 3 và loại 4 trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất;
(3) TK phản ánh tình hình và kết quả kinh doanh bao gồm tài khoản từ loại 5 đến loại 9 trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất
Với cách phân loại này giúp cho kế toán lựa chọn những tài khoản thích hợp sử dụng trong kế toán hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.
Mô hình phân loại tài khoản theo nội dung kinh tế được thể hiện trong hình dưới đây
Theo mối quan hệ với các báo cáo tài chính, hệ thống tài khoản kế toán chia làm 3 loại như sau:
TK thuộc bảng cân đối kế toán bao gồm TK từ loại 1 đến loại 4;
TK thuộc báo cáo kết quả kinh doanh bao gồm TK từ loại 5 đến loại 9;
Với cách phân loại này giúp kế toán có thể cung cấp một cách tổng quát thông tin kế toán vì công việc cuối cùng của hạch toán kế toán cung cấp những thông tin thu nhập được thông qua các báo cáo tài chính dựa trên tài khoản kế toán. Giữa báo cáo kế toán và tài khoản kế toán có mối liên hệ mật thiết với nhau.
Theo công dụng và kết cấu của tài khoản, hệ thống tài khoản được chia ra làm 3 loại sau:
(1) Tài khoản cơ bản (chủ yếu): là loại tài khoản có công dụng hạch toán toàn bộ tài sản và nguồn hình thành tài sản thuộc sở hữu của doanh nghiệp, bao gồm:
- Tài khoản phản ánh tài sản;
- Tài khoản phản ánh nguồn vốn;
- Tài khoản hỗn hợp.
(2) Tài khoản điều chỉnh: là tài khoản có công dụng điều chỉnh giá trị của tài sản, nguồn vốn, có thể điều chỉnh trực tiếp hoặc điều chỉnh gián tiếp.
(3) Tài khoản nghiệp vụ: là các tài khoản sử dụng hạch toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.